Refuser un candidat locataire : les motifs légaux et comment les documenter
Choisir un locataire, c'est forcément en écarter d'autres. C'est légal, à condition de s'appuyer sur des critères objectifs, et de pouvoir le montrer si la décision est contestée. Voici la frontière entre sélection et discrimination, côté agence.
Pour un logement, une agence reçoit souvent dix dossiers et n'en retient qu'un. Écarter les neuf autres n'a rien d'illégal : tout bailleur a le droit de choisir son locataire. La frontière passe par le motif, et par votre capacité à le montrer si un candidat conteste.
Sélection ou discrimination : la frontière
| Motifs objectifs, légitimes | Motifs interdits |
|---|---|
| Revenus insuffisants pour le loyer (taux d’effort) | Origine, nationalité, nom de famille, appartenance vraie ou supposée à une ethnie |
| Candidat hors des critères de l’assurance loyers impayés | Sexe, identité de genre, orientation sexuelle, grossesse |
| Dossier incomplet malgré relance | Âge, situation de famille, présence d’enfants |
| Pièces incohérentes ou falsifiées | Handicap, état de santé, perte d’autonomie |
| Un autre dossier plus solide, à critères égaux | Lieu de résidence actuel, particulière vulnérabilité économique, religion, opinions |
La liste complète des critères interdits figure à l'article 225-1 du Code pénal et à l'article 1er de la loi du 6 juillet 1989. La discrimination peut aussi être indirecte : une règle neutre en apparence qui écarte de fait un public. Exiger uniquement des fonctionnaires, par exemple, revient à exclure les étrangers non européens, qui ne peuvent pas l'être pour la plupart des postes.
Les mêmes exigences pour tous
Un critère légitime devient discriminatoire s'il n'est appliqué qu'à certains. Quelques situations qui reviennent dans les litiges :
- Exiger un garant, ou des revenus plus élevés, uniquement de certains candidats.
- Demander des pièces supplémentaires à un candidat étranger, ou des pièces hors de la liste légale (voir les pièces autorisées).
- Annoncer le logement « déjà loué » à un candidat et le proposer au suivant.
Les associations pratiquent le testing, qui est un mode de preuve admis par la loi (article 225-3-1 du Code pénal). Une pratique incohérente d'un candidat à l'autre est précisément ce qu'il met en évidence.
Quand la consigne vient du propriétaire
« Pas de famille », « pas d'étudiants étrangers » : une agence ne doit pas appliquer une consigne discriminatoire, même si elle vient du mandant. Elle engage sa propre responsabilité en l'exécutant. La bonne réponse est de recentrer le propriétaire sur les critères objectifs, ceux qui protègent vraiment son revenu : solvabilité, stabilité, dossier complet et cohérent, critères de sa GLI.
Pourquoi garder une trace
Aucun texte n'oblige à motiver un refus par écrit. Mais en cas de litige, la loi aménage la preuve : le candidat présente des éléments qui laissent supposer une discrimination, et c'est alors à vous de prouver que votre décision reposait sur des éléments objectifs (article 1er de la loi du 6 juillet 1989). Sans trace, cette preuve est difficile à apporter.
Ce qu'il faut pouvoir montrer
- Une grille de critères écrite, la même pour tous les dossiers d'un même logement.
- L'analyse de chaque dossier : revenus retenus, taux d'effort, pièces présentes ou manquantes, date.
- Le dossier retenu, et en quoi il répondait mieux aux critères.
Sans garder les données trop longtemps
La CNIL recommande de supprimer les données des candidats non retenus dans les trois mois suivant l'attribution du logement. Pour garder une trace au-delà, conservez une synthèse anonymisée de la décision plutôt que les pièces elles-mêmes.
Répondre au candidat refusé
Une réponse courte, neutre et factuelle suffit. Par exemple :
- Ne mentionnez jamais un critère personnel, même pour adoucir le refus.
- Si une pièce semblait falsifiée, n'accusez pas par écrit : ne donnez simplement pas suite.
- Si le candidat demande les critères, communiquez-les : ce sont les mêmes pour tous.
En résumé
Refuser un candidat est légal s'il s'appuie sur des critères objectifs, les mêmes pour tous : solvabilité, critères GLI, dossier complet et cohérent. Gardez la trace de l'analyse de chaque dossier, sans conserver les données plus de trois mois, et répondez aux candidats écartés de façon neutre. Les critères financiers à vérifier sont dans la checklist des critères GLI.
ClarifPay est un outil d'information. Ce guide ne constitue pas un conseil juridique et ne remplace pas l'avis d'un avocat ou du Défenseur des droits.
Une agence peut-elle refuser un candidat locataire ?
Oui, à condition que le refus repose sur des critères objectifs : solvabilité, dossier incomplet, pièces incohérentes, candidat hors des critères de l'assurance loyers impayés. Il ne doit jamais reposer sur un critère discriminatoire (origine, âge, sexe, situation de famille, handicap, lieu de résidence…).
Faut-il motiver un refus de location ?
Aucun texte n'oblige un bailleur privé ou une agence à motiver par écrit un refus. Mais en cas d'accusation de discrimination, c'est à la partie mise en cause de prouver que sa décision reposait sur des éléments objectifs : mieux vaut avoir gardé la trace de l'analyse du dossier.
Que risque une agence qui discrimine un candidat locataire ?
Jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (articles 225-1 et 225-2 du Code pénal), davantage dans certains cas, ainsi que des dommages et intérêts. Une agence doit aussi refuser une consigne discriminatoire, même si elle vient du propriétaire.
Combien de temps garder le dossier d’un candidat refusé ?
La CNIL recommande de supprimer les données des candidats non retenus dans les trois mois suivant l'attribution du logement. Conservez plutôt une synthèse anonymisée de la décision si vous voulez en garder la trace plus longtemps.
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