Dossier de location : les pièces que vous pouvez (et ne pouvez pas) demander

Ce qu'un bailleur ou une agence peut demander à un candidat locataire n'est pas laissé à l'appréciation de chacun : la liste est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, et elle est limitative. Tout ce qui n'y figure pas est interdit.

Pour une agence, deux risques se croisent : demander une pièce interdite (et s'exposer à une amende), ou monter un dossier qui ne respecte pas le cahier des charges de la GLI (et perdre la couverture en cas d'impayé). Voici de quoi éviter les deux.

Les pièces autorisées pour le candidat

Le décret organise les pièces en quatre familles. Pour l'identité et le domicile, vous pouvez demander une seule pièce, au choix du candidat parmi la liste ; pour l'activité et les ressources, une ou plusieurs.

1. Une pièce d'identité

• Carte nationale d'identité ou passeport (français ou étranger).
• Permis de conduire.
• Titre de séjour, ou document justifiant le droit au séjour.

2. Un justificatif de domicile

• Les trois dernières quittances de loyer, ou une attestation du précédent bailleur.
• Une attestation d'hébergement (avec la pièce d'identité de l'hébergeant).
• Le dernier avis de taxe foncière ou un titre de propriété, pour un propriétaire.
• Une attestation d'élection de domicile.

3. Un ou plusieurs justificatifs d'activité professionnelle

• Contrat de travail ou attestation de l'employeur (emploi, rémunération, date d'entrée, durée de la période d'essai).
• Extrait K ou Kbis de moins de trois mois, ou justificatif d'inscription au répertoire des métiers, pour un indépendant.
• Carte d'étudiant ou certificat de scolarité.
• Carte professionnelle, pour une profession libérale.

4. Un ou plusieurs justificatifs de ressources

• Le dernier ou l'avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition.
• Les trois derniers bulletins de salaire.
• Les deux derniers bilans, ou une attestation de ressources d'un expert-comptable, pour un indépendant.
• Justificatifs de pensions, retraite, allocations chômage, prestations sociales et familiales.
• Attestation de simulation d'aide au logement (CAF ou MSA).
• Avis d'attribution de bourse, justificatif de versement d'indemnités de stage.
• Titre de propriété d'un bien immobilier ou avis de taxe foncière, pour les revenus fonciers.

Pour exploiter ces pièces, deux guides complémentaires : le calcul du taux d'effort et la vérification de l'avis d'imposition.

Les pièces autorisées pour le garant

Pour une caution personne physique, vous pouvez demander les mêmes quatre familles de pièces que pour le candidat : identité, domicile, activité professionnelle et ressources. Si le garant est une personne morale, on demande ses statuts, un extrait Kbis de moins de trois mois et la preuve des pouvoirs du signataire.

Les pièces interdites

Le même décret liste les documents qu'on ne peut jamais exiger, même avec l'accord du candidat. Les plus fréquemment demandés par erreur :

• Relevés de compte bancaire ou postal, attestation de bonne tenue de compte.
• Attestation d'absence de crédit en cours.
• Carte Vitale ou carte d'assuré social.
• Photo d'identité (en dehors de celle figurant sur la pièce d'identité).
• Contrat de mariage, certificat de concubinage, jugement de divorce (hors passage sur l'autorité parentale).
• Extrait de casier judiciaire, dossier médical.
• Chèque de réservation, autorisation de prélèvement automatique, ou versement de sommes au-delà du dépôt de garantie.
• Attestation du précédent bailleur certifiant que les loyers sont payés, si le candidat peut fournir un autre justificatif (par exemple ses quittances).

Ce que regarde l'assureur GLI

Chaque contrat de garantie loyers impayés a son propre cahier des charges, mais on y retrouve en général les mêmes exigences :

• Un dossier complet, avec les pièces listées au contrat, recueillies avant la signature du bail.
• Un ratio revenus/loyer minimum, calculé selon la définition de l'assureur.
• Des conditions sur l'emploi : CDI hors période d'essai, ancienneté minimale pour un CDD ou un indépendant…
• Des pièces vérifiées : une pièce manifestement falsifiée peut justifier un refus de prise en charge. Voir comment repérer un faux bulletin de salaire.

Le bon réflexe : garder dans chaque dossier une trace du contrôle effectué (taux d'effort calculé, pièces vérifiées, date), pour pouvoir la produire en cas de sinistre.

Conservation des pièces et RGPD

• Candidats non retenus : la CNIL recommande de supprimer leurs données dans un délai de 3 mois après l'attribution du logement.
• Filigrane : encouragez les candidats à apposer un filigrane sur leurs pièces (le service public Filigrane Facile le fait gratuitement). Cela limite la réutilisation frauduleuse de leurs documents.
• DossierFacile : les dossiers constitués sur ce service de l'État contiennent uniquement des pièces autorisées, déjà vérifiées.

En résumé

Quatre familles de pièces pour le candidat (identité, domicile, activité, ressources), les mêmes pour le garant, et une liste noire à ne jamais franchir — surtout pas les relevés bancaires. Si vous êtes en GLI, c'est le cahier des charges de l'assureur qui fixe le niveau d'exigence : un dossier complet et vérifié avant la signature, c'est un sinistre pris en charge.

ClarifPay est un outil d'information. Les rapports sont indicatifs et ne remplacent pas l'avis d'un professionnel du droit ni les conditions de votre contrat d'assurance.